Aspekty prawne i formalne wizytówek: RODO, podatki i standaryzacja korporacyjna
Spis treści
Czym jest wizytówka z punktu widzenia prawa?
Wizytówka nie jest dokumentem w sensie prawnym – nie rodzi zobowiązań i nie zastępuje faktury ani umowy. Jest natomiast nośnikiem danych osobowych, co oznacza, że jej tworzenie, wręczanie i przechowywanie podlega przepisom RODO obowiązującym w Polsce od 25 maja 2018 roku.
Prawo polskie i unijne nie definiuje wprost pojęcia „wizytówki”. Nie istnieje żaden przepis, który nakazywałby jej posiadanie ani określał obowiązkową zawartość – z wyjątkiem ogólnych przepisów o obowiązkach informacyjnych przedsiębiorcy, omówionych w osobnej sekcji.
Wizytówka pełni funkcję nośnika danych kontaktowych. Zawiera imię i nazwisko, stanowisko, dane firmy oraz dane do kontaktu – wszystkie z nich to dane osobowe w rozumieniu art. 4 pkt 1 rozporządzenia 2016/679 (RODO). Fakt, że dane są dostępne publicznie lub że osoba sama je udostępnia, nie zwalnia ich odbiorcy z obowiązków wynikających z RODO.
RODO weszło w życie 25 maja 2018 roku i zastąpiło polską ustawę o ochronie danych osobowych z 1997 roku. Organem nadzorczym w Polsce jest Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO).
Z perspektywy prawa handlowego wizytówka nie jest dokumentem w rozumieniu Kodeksu postępowania cywilnego – nie stanowi dowodu zawarcia umowy ani oświadczenia woli. Wyjątek może stanowić sytuacja, gdy wizytówka zawiera ofertę w rozumieniu art. 66 Kodeksu cywilnego, np. cennik usług lub określony zakres kompetencji, do którego strona się odwołuje w sporze. W praktyce sądowej takie przypadki są jednak marginalne.
Wizytówka a RODO – jakie dane można umieszczać?
Na wizytówce służbowej można umieszczać dane kontaktowe pracownika związane z jego rolą zawodową – imię, nazwisko, stanowisko, służbowy telefon i e-mail. Dane prywatne (prywatny numer, prywatny adres e-mail) wymagają wyraźnej zgody pracownika. Wpisanie odebranych wizytówek do bazy CRM to już przetwarzanie danych, które rodzi konkretne obowiązki wobec UODO.
Przekazanie wizytówki jako zgoda na przetwarzanie danych
Wręczenie wizytówki jest powszechnie interpretowane jako dorozumiane wyrażenie zgody na przetwarzanie zawartych w niej danych – ale wyłącznie w celu kontaktu biznesowego. Podstawą prawną nie musi być zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) – może nią być uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), czyli nawiązanie i utrzymanie relacji handlowej.
Oznacza to, że osoba, która otrzymała wizytówkę, może zadzwonić lub napisać do jej właściciela w sprawie biznesowej. Nie może jednak bez dodatkowej zgody dodać tej osoby do listy mailingowej, wysyłać newsletterów ani odsprzedawać danych stronom trzecim.
Według wytycznych Europejskiej Rady Ochrony Danych (EROD) z 2021 roku, przetwarzanie danych z wizytówek na podstawie uzasadnionego interesu jest dopuszczalne, gdy ogranicza się do celów, których osoba przekazująca wizytówkę mogła się rozsądnie spodziewać.
Dane pracownika na służbowej wizytówce
Pracodawca ma prawo umieścić na wizytówce pracownika jego imię, nazwisko, stanowisko oraz służbowe dane kontaktowe – bez konieczności uzyskiwania odrębnej zgody, ponieważ dane te dotyczą roli zawodowej, nie sfery prywatnej.
Inaczej jest w przypadku prywatnego numeru telefonu lub prywatnego adresu e-mail. Ich umieszczenie na służbowej wizytówce wymaga pisemnej zgody pracownika. Zgoda ta jest odwoływalna – pracownik może jej udzielić na czas określony lub cofnąć w dowolnym momencie. Po rozwiązaniu stosunku pracy pracodawca ma obowiązek zaprzestać posługiwania się wizytówkami zawierającymi prywatne dane byłego pracownika i doprowadzić do ich zniszczenia lub wycofania z obiegu.
Wpisywanie wizytówek do bazy CRM
Przepisanie danych z odebranych wizytówek do systemu CRM to operacja przetwarzania danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 2 RODO. Firma staje się administratorem tych danych i musi spełnić obowiązek informacyjny określony w art. 13 i 14 RODO.
Obowiązek informacyjny oznacza w praktyce, że po dodaniu danych osoby do CRM należy poinformować ją o tym fakcie – kim jest administrator, w jakim celu dane są przechowywane, jak długo i jakie prawa przysługują osobie, której dane dotyczą. Informację tę można przekazać e-mailem, np. jako stopkę w pierwszej wiadomości skierowanej do danej osoby.
Coraz więcej systemów CRM oferuje wbudowane moduły do skanowania wizytówek (np. HubSpot, Salesforce, Pipedrive). Automatyczne przepisywanie danych nie zwalnia jednak z obowiązku informacyjnego – jedynie przyspiesza sam proces techniczny. Odpowiedzialność za zgodność z RODO pozostaje po stronie administratora danych.
Niszczenie wizytówek a ochrona danych
Wizytówki byłych pracowników – zarówno te, które firma posiada jako nierozdane zapasy, jak i te rozesłane do kontrahentów – powinny zostać zniszczone w sposób uniemożliwiający odczytanie danych. Wyrzucenie wizytówek do kosza na makulaturę bez uprzedniego zniszczenia narusza zasadę integralności i poufności z art. 5 ust. 1 lit. f RODO.
Zalecana metoda to niszczarka o klasie bezpieczeństwa minimum P-4 (cięcie krzyżowe, cząstki o wymiarach max. 6 × 40 mm wg normy DIN 66399). Klasa P-2 stosowana powszechnie w biurach jest niewystarczająca dla dokumentów zawierających dane osobowe.
Wizytówki odebrane od kontrahentów i wprowadzone do CRM powinny być fizycznie przechowywane lub niszczone zgodnie z polityką retencji danych obowiązującą w organizacji. Jeśli dane zostały przepisane do systemu, oryginalna wizytówka nie musi być przechowywana i może zostać zniszczona.
Czy na wizytówce muszą być określone dane firmy?
Wizytówka osobista nie podlega obowiązkowi informacyjnemu. Obowiązek umieszczania danych rejestrowych (NIP, KRS, forma prawna, wysokość kapitału zakładowego) dotyczy korespondencji handlowej i dokumentów firmowych, nie wizytówek jako takich. W praktyce jednak spółki często umieszczają te dane dobrowolnie.
Przepisy nakładające obowiązek informacyjny na przedsiębiorców to przede wszystkim art. 206 i art. 374 Kodeksu spółek handlowych. Dotyczą one pism i zamówień handlowych składanych przez spółkę, nie zaś materiałów promocyjnych czy wizytówek pracowniczych.
| Forma prawna | Obowiązkowe dane na pismach handlowych | Czy dotyczy wizytówek? |
|---|---|---|
| Spółka z o.o. | Pełna firma, siedziba, NIP, numer KRS, wysokość kapitału zakładowego | Nie – obowiązek dotyczy pism handlowych |
| Spółka akcyjna | Pełna firma, siedziba, NIP, numer KRS, wysokość kapitału zakładowego i wpłaconego | Nie – obowiązek dotyczy pism handlowych |
| Jednoosobowa działalność gospodarcza (CEIDG) | Imię i nazwisko, NIP (przy wystawianiu faktur) | Nie – brak obowiązku ustawowego |
| Spółka cywilna | Imiona i nazwiska wszystkich wspólników, NIP | Nie – obowiązek dotyczy pism handlowych |
Mimo braku ustawowego obowiązku, umieszczanie NIP firmy na wizytówce jest powszechną praktyką i może być wymagane przez wewnętrzne regulaminy organizacji. Ułatwia weryfikację kontrahenta i przyspiesza wystawianie faktur. Nie ma natomiast obowiązku zamieszczania numeru KRS ani wysokości kapitału zakładowego na wizytówce – te dane są wymagane wyłącznie na pismach i zamówieniach handlowych.
Naruszenie obowiązku informacyjnego na pismach handlowych (art. 206 KSH) grozi grzywną do 10 000 zł nakładaną przez sąd rejestrowy. Sankcja nie dotyczy wizytówek, ale dotyczy już ofert, umów czy e-maili firmowych z ofertą.
Szczególny przypadek stanowią wolne zawody regulowane – lekarze, radcy prawni, adwokaci i architekci mogą mieć dodatkowe obowiązki wynikające z regulaminów swoich samorządów zawodowych. Np. Okręgowa Rada Adwokacka może określać, jakie informacje wolno umieszczać na wizytówce adwokata i czy można wskazywać specjalizację (co w przypadku adwokatury bywa ograniczone ze względu na zakaz reklamy usług prawniczych).
Wizytówki jako koszt uzyskania przychodu
Wydatki na projekt i druk wizytówek stanowią 100% koszt uzyskania przychodu. Kwalifikuje się je jako koszt reklamy lub informacji o przedsiębiorcy, nie jako reprezentację. VAT od usług poligraficznych podlega pełnemu odliczeniu. Podstawą do odliczenia jest faktura z opisem nabycia.
Reklama czy reprezentacja – dlaczego to ważne rozróżnienie?
Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT) oraz analogiczny przepis ustawy o CIT wyłączają z kosztów uzyskania przychodu wydatki na reprezentację, w szczególności te poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności i napojów. Wizytówki nie spełniają definicji reprezentacji, ponieważ nie służą kreowaniu wizerunku „ponad standard” – są standardowym narzędziem komunikacji biznesowej.
Organy podatkowe i sądy administracyjne konsekwentnie zaliczają wizytówki do kosztów reklamy i informacji o przedsiębiorcy. Stanowisko to potwierdza m.in. interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 2014 roku (sygn. IBPBI/1/415-851/14/ZK).
| Kategoria wydatku | Możliwość odliczenia (KUP) | Odliczenie VAT | Uzasadnienie |
|---|---|---|---|
| Projekt graficzny wizytówki | 100% | Pełne (23% VAT) | Koszt przygotowania materiałów marketingowych i informacyjnych |
| Druk wizytówek | 100% | Pełne (23% VAT) | Wydatek na cele reklamowe i informacyjne |
| Uszlachetnienia (lakier, tłoczenie, złocenie) | 100% | Pełne (23% VAT) | Składnik kosztu druku, nieodłączny od produktu końcowego |
| Wysyłka / dostawa wizytówek | 100% | Pełne lub 8% (usługa pocztowa) | Koszt powiązany bezpośrednio z nabyciem materiałów reklamowych |
| Wizytówki z błędnymi danymi (niezdatne do użytku) | Ryzyko zakwestionowania | Ryzyko korekty | Wydatek nieracjonalny, jeśli błąd leży po stronie zamawiającego |
Jak dokumentować zakup wizytówek do celów podatkowych?
Podstawą do odliczenia jest faktura VAT wystawiona na firmę (NIP nabywcy). Faktura powinna zawierać opis towaru lub usługi umożliwiający identyfikację wydatku – standardowy opis „druk wizytówek” jest wystarczający. Nie ma wymogu dołączania do faktury projektu graficznego ani specyfikacji nakładu, choć warto je zachować na wypadek kontroli.
Jeśli pracownik zamawia wizytówki prywatnie i rozlicza wydatek przez refundację, firma powinna wymagać faktury wystawionej na firmę lub – jeśli wystawiono ją na pracownika – potraktować refundację jako dodatkowy przychód pracownika i rozliczyć przez listę płac. Alternatywnie można skorzystać z zaliczki lub karty firmowej, co eliminuje ten problem.
Wizytówki z błędnymi danymi a koszt podatkowy
Jeśli wizytówki zawierają błąd uniemożliwiający ich wykorzystanie do celów biznesowych (np. błędny numer telefonu lub zły adres e-mail), organ podatkowy może zakwestionować odliczenie jako wydatek nieracjonalny lub niecelowy. Ryzyko jest szczególnie wysokie, gdy błąd wynikał z nieuwagi zamawiającego, a drukarnia realizowała zamówienie zgodnie z przesłanym projektem.
W praktyce zalecane jest stosowanie checklisty przed zatwierdzeniem pliku do druku, która obejmuje weryfikację wszystkich danych kontaktowych, pisowni imienia i nazwiska, nazwy stanowiska oraz adresu strony internetowej i e-mail.
Standaryzacja wizytówek w organizacji
W dużych organizacjach wizytówka jest elementem Systemu Identyfikacji Wizualnej (SIW) i podlega zasadom opisanym w brandbooku. Samodzielne modyfikowanie układu wizytówki przez pracownika jest zazwyczaj zakazane. Zamówieniami zarządzają działy marketingu lub HR, często za pomocą systemów web-to-print.
Co określa brandbook w kontekście wizytówek?
Brandbook (Księga Znaku) to dokument wewnętrzny opisujący zasady stosowania elementów wizualnych marki. W odniesieniu do wizytówek określa zazwyczaj:
- wymiary wizytówki (standardowo 85 × 55 mm w Polsce, choć stosowane są też formaty 90 × 50 mm i 90 × 55 mm)
- marginesy bezpieczne i pola spadu (zazwyczaj 3 mm spadu, 5 mm marginesu bezpiecznego)
- krój i stopień pisma dla poszczególnych elementów (imię, stanowisko, dane kontaktowe)
- kolorystykę podłoża i elementów graficznych – z podaniem wartości CMYK, Pantone i RGB
- logotyp: wersję, rozmiar minimalny, pozycję na wizytówce
- dopuszczalne i niedopuszczalne modyfikacje szablonu
Standardowy format wizytówki w Polsce to 85 × 55 mm (zgodny z normą ISO/IEC 7810 ID-1 stosowaną dla kart płatniczych). Format 90 × 50 mm jest popularny w krajach anglosaskich. Oba formaty mieszczą się w standardowych etui na wizytówki.
Różnicowanie wizytówek według hierarchii stanowisk
Wiele organizacji stosuje zróżnicowane specyfikacje druku w zależności od szczebla zarządzania. Jest to praktyka celowa – różne uszlachetnienia sygnalizują pozycję w hierarchii i budują odpowiedni efekt przy pierwszym kontakcie biznesowym.
| Poziom stanowiska | Typowe uszlachetnienia | Orientacyjny koszt nakładu 100 szt. |
|---|---|---|
| Pracownik szeregowy / handlowiec | Papier kredowy 350–400 g/m², zaokrąglone rogi lub folia matowa | 50–120 zł |
| Kierownik / menedżer średniego szczebla | Folia soft-touch, lakier punktowy UV, papier strukturalny | 120–300 zł |
| Dyrektor / członek zarządu | Lakier wybiórczy, tłoczenie, złocenie lub srebrzenie hot-stamping | 300–800 zł |
| Zarząd / C-level | Metal, drewno, laminat 600–700 g/m², suchy tłok reliefowy | 500–2000 zł i więcej |
Zamówienia zbiorcze a kontrola jakości i zgodności
Organizacje zatrudniające kilkuset lub więcej pracowników zazwyczaj nie pozwalają na indywidualne zamawianie wizytówek przez pracowników. Zamiast tego wdrażają jeden z dwóch modeli:
Model centralny: dział marketingu lub administracji przyjmuje wnioski o druk wizytówek, weryfikuje dane, zatwierdza projekt i składa zamówienie zbiorcze w dedykowanej drukarni. Wolniejszy, ale zapewnia pełną kontrolę nad zgodnością z SIW.
System web-to-print: pracownik loguje się do platformy online, wypełnia formularz z danymi kontaktowymi, a system generuje wizytówkę na zatwierdzonym szablonie i przesyła zamówienie do drukarni. Płatność odbywa się automatycznie z centrum kosztów działu. Systemy web-to-print eliminują błędy szablonu – pracownik może zmieniać tylko wyznaczone pola (imię, stanowisko, telefon, e-mail), reszta jest zablokowana.
Systemy web-to-print zyskują na popularności od około 2015 roku. Dostawcy tacy jak Canva for Teams, PrintingForLess, Gelato czy polskie platformy jak Druk-24 lub Sprint24 oferują moduły brandingowe, które pozwalają zamknąć szablon wizytówki i udostępnić go pracownikom do samodzielnego zamawiania bez ryzyka naruszenia SIW. Szacuje się, że w firmach powyżej 500 pracowników systemy web-to-print obsługują ponad 60% zamówień na drukowane materiały firmowe.
Wizytówki elektroniczne – aspekty prawne i formalne
Wizytówki elektroniczne (e-wizytówki, wizytówki NFC, vCard) zawierają dane osobowe i podlegają tym samym przepisom RODO co wizytówki papierowe. Ich dodatkowa specyfika polega na tym, że mogą zawierać więcej danych niż wersja drukowana (zdjęcie, linki, geolokalizacja) oraz że urządzenie odbiorcy automatycznie przetwarza dane – co rodzi pytania o moment wyrażenia zgody.
Format vCard (VCF) to otwarty standard elektronicznej wizytówki, zdefiniowany w RFC 6350 opublikowanym przez IETF w 2011 roku. Pliki vCard mogą zawierać imię, stanowisko, adresy, numery telefonów, adresy e-mail, zdjęcia, adresy URL i – w wersji 4.0 – geolokalizację. Każde z tych pól to osobna kategoria danych osobowych.
Wizytówki NFC (Near Field Communication) to karty fizyczne z wbudowanym chipem, które po przyłożeniu do smartfona przesyłają dane kontaktowe lub przekierowują na stronę internetową. Z perspektywy RODO moment wymiany danych następuje przy zbliżeniu urządzeń – zgoda na przetwarzanie jest dorozumiana w tym samym zakresie co przy wręczeniu wizytówki papierowej.
| Typ e-wizytówki | Technologia | Dodatkowe ryzyka RODO | Uwagi |
|---|---|---|---|
| vCard (plik VCF) | Standard RFC 6350 | Zdjęcie, geolokalizacja, wiele adresów | Można udostępniać przez e-mail, QR kod lub Bluetooth |
| Wizytówka NFC | ISO/IEC 14443, NFC Forum | Automatyczne zapisanie danych w kontaktach telefonu | Chip może przekierowywać na stronę www lub przesyłać vCard |
| Profil LinkedIn / linktree | Strona WWW / QR kod | Dane hostowane przez podmiot trzeci (poza UE) | LinkedIn (Microsoft) stosuje standardowe klauzule umowne UE dla transferu danych |
| Aplikacje e-wizytówkowe (HiHello, Dot, Linq) | SaaS + aplikacja mobilna | Dane przechowywane na serwerach dostawcy | Należy zweryfikować politykę prywatności i lokalizację serwerów |
Pracodawcy wdrażający e-wizytówki korporacyjne powinni upewnić się, że platforma, z której korzystają, spełnia wymogi RODO – w szczególności że dane pracowników są przechowywane na serwerach w UE lub że zawarto odpowiednie umowy powierzenia przetwarzania danych (DPA) z dostawcą systemu. Dotyczy to zwłaszcza popularnych platform amerykańskich, gdzie domyślna lokalizacja serwerów może znajdować się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.
QR kody na wizytówkach – kierujące na profil zawodowy lub stronę kontaktową – nie są same w sobie nośnikiem danych osobowych, ponieważ kod nie zawiera tych danych, jedynie odsyła do zasobu zewnętrznego. Dane osobowe przetwarza dopiero system, do którego kod prowadzi.
FAQ – najczęstsze pytania o prawne aspekty wizytówek
Czy na wizytówce musi być NIP firmy?
Nie ma przepisu, który nakładałby obowiązek umieszczania NIP na wizytówce. Obowiązek podawania NIP dotyczy faktur, deklaracji podatkowych i korespondencji urzędowej – nie wizytówek. Umieszczenie NIP jest powszechną praktyką ułatwiającą weryfikację kontrahenta, ale pozostaje decyzją dobrowolną. Inaczej jest w przypadku pism handlowych spółek z o.o. i spółek akcyjnych, gdzie Kodeks spółek handlowych (art. 206 i 374 KSH) wymaga podawania numeru KRS, NIP i innych danych rejestrowych.
Co zrobić z wizytówkami pracownika po jego zwolnieniu?
Nierozdane zapasy wizytówek byłego pracownika należy zniszczyć w sposób uniemożliwiający odczytanie danych – w niszczarce o klasie bezpieczeństwa minimum P-4 (cięcie krzyżowe). Wyrzucenie do kosza na makulaturę jest niewystarczające i może naruszać art. 5 ust. 1 lit. f RODO (zasada integralności i poufności). Jeśli były pracownik posiadał prywatny numer telefonu na służbowej wizytówce, pracodawca ma obowiązek zaprzestać używania wizytówek z tym numerem natychmiast po rozwiązaniu stosunku pracy.
Czy wpisanie wizytówki do CRM wymaga zgody osoby, której wizytówkę dostałem?
Nie wymaga odrębnej zgody, ale wymaga spełnienia obowiązku informacyjnego. Podstawą prawną przetwarzania może być uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), jeśli dane są przetwarzane wyłącznie w celu utrzymania relacji biznesowej. Osoba, której dane wpisano do CRM, powinna jednak zostać poinformowana o tym fakcie – najprościej przez dołączenie klauzuli informacyjnej do pierwszej wiadomości e-mail wysłanej do tej osoby.
Czy wizytówka z błędami jest kosztem uzyskania przychodu?
Jeśli błąd uniemożliwia wykorzystanie wizytówek do celów biznesowych (np. błędny numer telefonu lub nieistniejący adres e-mail), organ podatkowy może zakwestionować odliczenie jako wydatek niecelowy lub nieracjonalny. Ryzyko rośnie, gdy błąd leżał po stronie zamawiającego – bo drukarnia zrealizowała plik zgodnie z projektem. Jeśli błąd wynikł z winy drukarni, kosztem może być zarówno pierwsza, jak i ponowna partia wizytówek, a roszczenie reklamacyjne kieruje się do wykonawcy. Dobrą praktyką jest stosowanie checklisty weryfikacyjnej przed zatwierdzeniem do druku.
Czy adwokat lub lekarz może reklamować się na wizytówce?
Osoby wykonujące wolne zawody regulowane podlegają dodatkowym ograniczeniom wynikającym z przepisów samorządów zawodowych. Adwokaci objęci są Zbiorem Zasad Etyki Adwokackiej i Godności Zawodu, który ogranicza reklamę usług prawniczych – wizytówka może zawierać dane kontaktowe i informację o formie wykonywania zawodu, ale nie hasła reklamowe ani obiecywanie wyników. Lekarze podlegają Kodeksowi Etyki Lekarskiej, który zabrania reklamy w formie niezgodnej z godnością zawodu. W obu przypadkach warto skonsultować treść wizytówki z właściwą izbą zawodową przed drukiem.
Czy wizytówka elektroniczna (NFC, vCard) podlega RODO tak samo jak papierowa?
Tak. Dane osobowe podlegają RODO niezależnie od nośnika – papierowego, elektronicznego czy cyfrowego. Wizytówki NFC i pliki vCard zawierają dane osobowe i ich udostępnianie, odbieranie oraz przechowywanie rodzi te same obowiązki co wizytówki drukowane. Dodatkowe ryzyka wynikają z faktu, że e-wizytówki mogą zawierać więcej danych (zdjęcie, linki, geolokalizacja) oraz że dane mogą być przechowywane przez zewnętrznych dostawców platform – co wymaga zawarcia umowy powierzenia przetwarzania danych (DPA).
Czy pracownik może sam zamówić wizytówki i rozliczyć to jako wydatek firmowy?
Może, ale wymaga to faktury wystawionej na firmę (z NIP pracodawcy). Jeśli faktura wystawiona jest na pracownika jako osobę prywatną, refundacja przez pracodawcę powinna być rozliczona przez listę płac jako dodatkowy przychód pracownika i opodatkowana. Bezpieczniejszym rozwiązaniem jest zaliczka lub karta firmowa, albo zamówienie przez centralny system firmowy lub dział administracji.
Co powinien zawierać brandbook w sekcji dotyczącej wizytówek?
Kompletna sekcja wizytówkowa w brandbooku powinna określać: format i wymiary wizytówki, wartości spadu i marginesów bezpiecznych, dokładną pozycję i rozmiar logotypu (z wartościami CMYK i Pantone), kroje i stopnie pisma dla każdego elementu tekstowego, kolorystykę podłoża i elementów, dopuszczalne warianty (np. wersje językowe), specyfikacje uszlachetnień dla poszczególnych szczebli stanowisk, oraz procedurę zamawiania wizytówek (kto zatwierdza projekt, jaka drukarnia jest rekomendowana lub wymagana).
